2024年7月2日

口座振替の仕組みとは？
口座振替を利用する事業者側の業務を徹底解説！

口座振替とは、利用者の預金口座から代金が自動的に引き落とされる決済のことで引き落とされた代金は「利用者の口座」から「事業者の口座」へ移動します。

ガス料金や電気料金などの公共料金の支払いや、クレジットカードの引き落とし先に利用されることの多い身近な決済方法の１つです。

利用者にとっては１度手続きを完了してしまえばお支払いの際の手間がないことや、お支払いごとに明細を確認できるので管理をしやすいのが特徴です。

一方で事業者の立場では口座振替の構造や運用フローは見えない部分が多いのではないでしょうか？

今回は、口座振替の仕組みや事業者側で発生する業務を徹底解説します。
代金回収に口座振替の導入を検討される方は、是非ご一読ください。

• 目次

• 〇 口座振替とは

  　＞ 口座振替の仕組み

• 〇 口座振替を導入する

  　＞ 決済代行会社と契約する場合

  　＞ 直接金融機関と契約する場合

• 〇 口座振替を開始する

  　＞ 1.引き落とし口座の登録

  　　‣ 口座振替依頼書

  　　‣ web口座振替登録

  　　‣ 口座振替受付端末機

• 〇 口座振替を運用する

  　＞ 2.請求データを送付する

  　＞ 3.引き落とし結果を確認する

  　＞ 4.督促をする

• 〇 まとめ『後払い.com 口座振替サービス』

口座振替とは

口座振替とは利用者の預金口座から自動的に引き落としがされる仕組みのことで「自動振替・自動引落とし」ともよばれています。
ガス料金や水道料金などの公共料金、家賃や保険料など、継続的に発生するサービスのお支払いに適しています。

口座振替の仕組み

一般的な口座振替は以下の流れで動いています。
「引き落としの口座を登録するフェーズ」と「口座から代金を引き落とすフェーズ」の２つに分けてご説明します。

例）ガス料金の引き落としに口座振替を利用の場合

• 引き落としの口座を登録する

• ❶利用者がガスの利用申込をする

• ❷ガス事業者は利用者から口座振替依頼書を回収する

• ❸ガス事業者は回収した口座振替依頼書を決済代行会社に提出する

• ❹金融機関は決済代行会社から受け取る口座振替依頼書をもとに引き落としの口座登録を行う

• 口座から代金を引き落とすフェーズ

• ❺ガス事業者はガスの利用代金が決まったら決済代行会社へ請求データを送る

• ❻決済代行会社は請求データを金融機関に連携する

• ❼金融機関は連携された請求データをもとに利用者の登録口座から引き落としを行う

• ❽ガス事業者は金融機関→決済代行会社→ガス事業者の流れで代金を受け取る

上記の通り、実は口座振替の運用には決済代行会社を利用する場合が多くあります。

口座振替を導入する

口座振替の運用には「決済代行会社を利用する方法」と「金融機関と直接契約する方法」の２つがあります。
口座振替を導入する際には、予め運用方法を検討しておく必要があります。

決済代行会社と契約する場合

決済代行会社とは一般的に、事業者と各決済サービス提供者との間を仲介する会社のことをいいます。
口座振替においては、事業者と各金融機関(銀行や信用金庫など)との間に入る会社のことを指していて口座振替の申し込み手続きや回収金のとりまとめなどを行います。

決済代行会社を利用する最大のメリットは、1社の決済代行会社と契約するだけで様々な金融機関を利用することができ、利用者にも金融機関を限定することなく口座振替の案内ができることです。
さらに、入金管理や問い合わせ窓口も一本化できるので事業者の業務が効率的になります。

一方で、決済代行会社への手数料が発生したり、金融機関への引き落とし手数料も交渉できないためコストが課題になる場合があります。
決済代行会社を利用する際には、コストに見合ったサポートか、連携されている金融機関の数は十分か、セキュリティ対策は満足できるかなどを見極める必要があります。

金融機関と直接契約する場合

決済代行会社を利用せずに直接金融機関と契約することも可能です。

口座振替の利用手数料を抑えられるのがメリットですが、1社1社の金融機関と個別に契約が必要なのでかなりの手間がかかります

さらに契約には、各金融機関の審査を通過する必要があるので運用開始までにも時間がかかり、契約開始後も毎月金融機関ごとに請求手続きを行わないといけないので運用面でも負担が大きくなってしまいます。

口座振替を開始する

契約形態が決まったら、いよいよ運用です。
大きく分けると「引き落とし口座の登録」と「代金の引き落とし」の２つの動きがあります。

❶引き落とし口座の登録

口座登録には、
・金融機関に対し、口座振替を利用する意思を示すことと
・引き落としに利用する口座情報を提示する
２つの意味があります。
利用者は口座登録に「名前・住所・連絡先・口座名義・金融機関コードや支店コードなど」の口座情報を提出します。
登録方法は以下の３つのパターンがあります。

口座振替依頼書

紙で登録する方法です。
口座振替依頼書は私製で作成、もしくは決済代行会社の汎用用紙を購入する方法で入手します。
利用者に必要事項を記入してもらいますが、署名や捺印漏れ、記載ミスなどの不備が多くみられる傾向にあり、金融機関が正しいものとして受理されるまで利用者に取り直し・修正を行う必要があります。
口座登録完了までには1～2ヶ月ほどの時間を要します。
口座振替依頼書の処理は口座振替サービスを提供するにあたり、骨が折れる作業の１つです。

web口座振替登録

オンライン上で登録する方法です。
専用のwebサイトへ利用者本人から直接入力をしてもらいます。
記入不備のやり取りや郵送の手間が省けリアルタイムでの登録が可能です。
また紙とは違い紛失のリスクもなくなります。
しかし、web登録に非対応の金融機関口座があったり、法人口座などで利用ができなかったりするのでこの方法に1本化することはまだまだ難しそうです。

口座振替受付端末機

機械を使って対面で登録する方法です。
端末機に利用者のキャッシュカードを読み取らせ暗証番号を入力してもらう方法です。
リアルタイムでの口座振替登録が可能で利用者の手間が少ないのがメリットですが、利用シーンが限られてしまうのが難点です。

口座振替を運用する

②請求データを送付する

口座登録が完了すると代金の引き落としです。
利用者の引き落とし金額が決まったら、利用者ごとの利用金額・口座情報等を金融機関指定のフォーマットに入力した請求データを作成します。

決済代行会社と契約している場合は、事業者から決済代行会社に1度請求データを連携してしまえば全金融機関への引き落とし指示が完了します。

金融機関と直接契約している場合は、事業者は各金融機関に請求データを連携する必要があります。
請求データを送付の際には以下の2点の注意事項があります。

口座登録が完了するまでは口座振替での引き落としはできないので、登録完了までは他の決済手段で回収を行うか、初回は回収せず2ヶ月目に2ヶ月分を引き落としで回収するかの運用を事前に決めておく必要があります。

③引き落とし結果を確認する

引き落とし日から２～４営業日後には引き落としが出来ていたのかどうかの確認を行います。
金融機関から引き落とし結果のデータが連携されるので、事業者側では顧客ごとに振り分けた番号（顧客番号）をもとに事業者の管理システムに各顧客の引き落とし結果を入れ込みます。

④督促をする

代金は100％回収できれば良いのですが、一般的に5％程度は残高不足などを理由に引き落としが出来ないと言われています。
その場合は回収のために「メールや電話による催促」「督促状の送付」などの督促業務が必要になります。
利用者のサービス継続のためには、あらかじめ口座振替以外の決済方法に促せるように準備しておくことが大切です。

まとめ

口座振替は、継続的な課金サービスで有効な決済手段の一つです。
利用者自らが支払いに行く他の支払方法よりも回収率が高く利便性に優れています。
一方で口座振替の運用にあたっては手間や時間がかかってしまう場面がたくさんあります。
口座振替の利用者が多い場合は収納代行会社を利用する方が良いでしょう。

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Web口座振替登録も対応しているので機能面にも優れています。
審査に通過したご注文分は必ず立替保証するので、未回収リスクの心配もありません。
また当社はコンビニ後払いサービスも提供しているので、口座振替での引き落としが難しい場合にはスムーズに他の回収手段を適用することができます。

是非「後払い.com 口座振替サービス」をご検討ください。